Assistant événementiel et relations publiques H/F
Le service des Relations publiques pilote des événements officiels selon les règles protocolaires (commémorations, inaugurations, remise de distinctions…) et participe aux manifestations organisées par d’autres services municipaux (gestion des invitations et cocktails). Il assure également la gestion des salles (public interne et externe).
Placé sous le responsable du service, vous contribuez à l‘organisation des événements et au fonctionnement administratif et financier du service.
Description de la mission
Ø Accueillir, renseigner et orienter les usagers (physiquement et téléphoniquement)
Ø Gérer les éléments de planification du service (agenda hebdomadaire des salles, secrétariat, organisation de réunions et prise de rendez-vous)
Ø Gérer le planning de mise à disposition des salles municipales (associations, particuliers, cabinets immobiliers, organismes publics et privés)
Ø Participer à l’organisation des événements officiels, coordonner les étapes de mise en œuvre et veiller à leur bon déroulement
Ø Assurer le suivi technique et logistique des manifestations et des demandes extérieures de matériel auprès du service général
Ø Traiter, classer et archiver les dossiers, courriers et documents comptables
Ø Assurer le suivi budgétaire et comptable du service
Ø Gérer la régie d’avance et les bons de commande
Ø Etablir des bilans d’activités et participer à la rédaction du bilan annuel
Ø Être l’interlocuteur privilégié des prestataires du service (traiteurs, fleuristes, entrepreneurs…)
Spécificités du poste :
Ø Travail en horaires décalés lors des manifestations le soir et le week-end
Description du profil
Vous justifiez d’une expérience similaire
Vous avez des connaissances en matières budgétaire et comptable
Vous maitrisez les procédures administratives et les outils informatiques
La connaissance des logiciels métiers (Sedit Marianne) serait appréciée
Qualités requises
Vous avez le goût du contact
Vous êtes rigoureux et organisé
Polyvalent et autonome, vous savez vous adapté
Vous appréciez travailler en équipe
Vous savez être discret
Condition de recrutement
Poste à pourvoir à temps complet, sur 37 heures avec 11 jours d’ARTT
Recrutement par voie statutaire dans le cadre d’emplois des Adjoints administratifs
Rémunération liée aux conditions statutaires comprenant un RIFSEEP avec :
une part fixe liée aux responsabilités du poste
une part variable liée à l’engagement et à la qualité de votre travail
Prime annuelle
CET monétisable
Participation à la mutuelle santé et à la prévoyance
Système de restauration collective
Adhésion au CNAS
Participation aux frais de transport en commun (75%) et à la mobilité durable
